Электронная почта и коммуникации
Архивирование электронной почты
Хранить то, что нужно хранить
О чём речь
Деловая почта подпадает под обязанность хранения: удалять её нельзя, но и оставлять в почтовом ящике тоже. Мы настраиваем архив, который сохраняет данные автоматически и при этом остаётся доступным для поиска.
Что входит
- Автоматическое архивирование входящей и исходящей почты
- Неизменяемое хранение по требованиям GoBD (принципы ведения и хранения бухгалтерских книг и документов в электронном виде)
- Сроки в зависимости от вида документа
- Поиск для уполномоченных лиц, защита личных сообщений
- Готовность предоставить сведения при проверках
Порядок работ
Как мы действуем.
Уточнение
Какая почта деловая, кому разрешён поиск?
Настройка
Организация архивирования и сроков.
Проверка
Выборочная проверка: всё ли находится?
Эксплуатация
Постоянный контроль, ежегодная проверка.
Частые вопросы
Об этом нас спрашивают чаще всего.
Можно ли архивировать личные письма?
Только при чётком регулировании. Проще всего запретить личное использование или направить сотрудников на личный почтовый ящик.
Как долго нужно хранить архив?
Как правило, от шести до десяти лет, в зависимости от содержания.
Что на это скажет производственный совет (Betriebsrat)?
Архивирование требует его согласования. Технические сведения для соглашения мы предоставляем.
Sollen wir uns das ansehen?
Ein kurzes Gespräch genügt, um einzuschätzen, was in Ihrem Betrieb sinnvoll ist — und was nicht.