E-Mail & Kommunikation
E-Mail-Archivierung
Aufbewahren, was aufbewahrt werden muss
Worum es geht
Geschäftliche Mails unterliegen Aufbewahrungspflichten — löschen ist keine Option, aber im Postfach lassen auch nicht. Wir richten ein Archiv ein, das automatisch sichert und trotzdem durchsuchbar bleibt.
Was dazugehört
- Automatische Archivierung ein- und ausgehender Post
- Unveränderbare Ablage nach GoBD
- Fristen je Dokumentart
- Suche für Berechtigte, Schutz privater Nachrichten
- Auskunftsfähigkeit bei Prüfungen
Ablauf
So gehen wir vor.
Klären
Welche Post ist geschäftlich, wer darf suchen?
Einrichten
Archivierung und Fristen aufsetzen.
Prüfen
Stichprobe: Ist alles auffindbar?
Betreiben
Laufende Kontrolle, jährliche Prüfung.
Häufige Fragen
Das wird uns oft gefragt.
Dürfen private Mails archiviert werden?
Nur mit klarer Regelung. Am einfachsten ist es, private Nutzung zu untersagen oder auf ein privates Postfach zu verweisen.
Wie lange muss archiviert werden?
In der Regel sechs bis zehn Jahre, abhängig vom Inhalt.
Was sagt der Betriebsrat dazu?
Archivierung ist mitbestimmungspflichtig. Wir liefern die technischen Angaben für die Vereinbarung.
Sollen wir uns das ansehen?
Ein kurzes Gespräch genügt, um einzuschätzen, was in Ihrem Betrieb sinnvoll ist — und was nicht.