Software & Systeme
Dokumentenverwaltung
Unterlagen finden statt suchen
Worum es geht
Papier und PDF-Ordner haben dasselbe Problem: Man findet nur, was man selbst abgelegt hat. Wir schaffen eine Ablage, in der Dokumente am Vorgang hängen und über eine Suche in Sekunden auffindbar sind.
Was dazugehört
- Ablage am Vorgang statt in Ordnerbäumen
- Volltextsuche, auch in gescannten Dokumenten
- Rechte je Dokumentart und Rolle
- Aufbewahrungsfristen und automatische Wiedervorlage
- Revisionssichere Ablage für steuerrelevante Belege
Ablauf
So gehen wir vor.
Sichten
Welche Dokumentarten gibt es, wer braucht sie?
Ordnen
Struktur, Benennung und Rechte festlegen.
Übernehmen
Bestand digitalisieren und einsortieren.
Betreiben
Fristen überwachen, Ablage sauber halten.
Häufige Fragen
Das wird uns oft gefragt.
Muss altes Papier gescannt werden?
Nicht alles. Wir empfehlen: laufende Vorgänge digital, Archiv nur bei Bedarf.
Ist das steuerlich zulässig?
Ja, wenn die Ablage revisionssicher ist. Genau darauf achten wir bei der Einrichtung.
Können Dokumente automatisch abgelegt werden?
Ja — eingehende Mails und Belege lassen sich anhand von Merkmalen selbstständig zuordnen.
Sollen wir uns das ansehen?
Ein kurzes Gespräch genügt, um einzuschätzen, was in Ihrem Betrieb sinnvoll ist — und was nicht.