Automatisierung & Schnittstellen
Belege digital erfassen
Fotografieren statt abheften
Worum es geht
Ein Beleg, der nur im Schuhkarton liegt, kostet doppelt: bei der Buchung und beim Suchen. Wir richten eine Erfassung ein, bei der ein Foto genügt — den Rest erledigt die Texterkennung.
Was dazugehört
- Erfassung per Handy, Scanner oder Mailpostfach
- Auslesen von Betrag, Datum, Lieferant und Steuersatz
- Automatische Zuordnung zu Vorgang und Konto
- Revisionssichere Ablage nach GoBD
- Prüfliste für unklare Fälle
Ablauf
So gehen wir vor.
Sammeln
Wie kommen Belege heute ins Haus?
Einrichten
Erfassungswege und Erkennung aufsetzen.
Anlernen
Erste Wochen begleiten, Erkennung verbessern.
Betreiben
Monatlicher Abschluss ohne Papierstapel.
Häufige Fragen
Das wird uns oft gefragt.
Wie zuverlässig ist die Texterkennung?
Bei üblichen Rechnungen sehr hoch; sie lernt mit jedem Lieferanten dazu. Handschrift bleibt schwierig.
Darf das Papier weg?
Bei revisionssicherer Erfassung in der Regel ja. Wir dokumentieren das Verfahren, damit es einer Prüfung standhält.
Was ist mit Kassenbons?
Auch die lassen sich per Handy erfassen — mit Beleg-Fotoarchiv statt verblassendem Thermopapier.
Sollen wir uns das ansehen?
Ein kurzes Gespräch genügt, um einzuschätzen, was in Ihrem Betrieb sinnvoll ist — und was nicht.