Software y sistemas
Gestión documental
Encontrar los documentos en lugar de buscarlos
De qué se trata
El papel y las carpetas de PDF tienen el mismo problema: solo se encuentra lo que uno mismo ha guardado. Creamos un archivo en el que los documentos cuelgan de cada asunto y se localizan en segundos mediante una búsqueda.
Qué incluye
- Archivo por asunto en lugar de árboles de carpetas
- Búsqueda de texto completo, también en documentos escaneados
- Permisos por tipo de documento y rol
- Plazos de conservación y recordatorio automático
- Archivo con garantía de inalterabilidad para justificantes de relevancia fiscal
Proceso
Así lo hacemos.
Revisión
¿Qué tipos de documentos hay y quién los necesita?
Ordenación
Definir estructura, nomenclatura y permisos.
Traspaso
Digitalizar el fondo existente y clasificarlo.
Funcionamiento
Vigilar los plazos y mantener el archivo en orden.
Preguntas frecuentes
Esto es lo que más nos preguntan.
¿Hay que escanear todo el papel antiguo?
No todo. Recomendamos lo siguiente: los asuntos en curso, en digital; el archivo, solo si hace falta.
¿Es admisible desde el punto de vista fiscal?
Sí, si el archivo garantiza la inalterabilidad. Es justo en lo que nos fijamos al configurarlo.
¿Se pueden archivar los documentos automáticamente?
Sí: el correo entrante y los justificantes se pueden asignar por sí solos a partir de determinadas características.
Sollen wir uns das ansehen?
Ein kurzes Gespräch genügt, um einzuschätzen, was in Ihrem Betrieb sinnvoll ist — und was nicht.