E-Mail & Kommunikation
Erreichbarkeitskonzept
Klare Wege statt zufälliger Zuständigkeit
Worum es geht
Kunden erreichen Betriebe heute über vier bis fünf Wege gleichzeitig. Ohne Regeln bleibt irgendwo etwas liegen. Wir bündeln die Kanäle und legen fest, wer wann worauf antwortet.
Was dazugehört
- Übersicht aller Eingangskanäle
- Zuständigkeiten und Vertretungen je Kanal
- Zugesagte Reaktionszeiten
- Automatische Bestätigungen bei Eingang
- Auswertung: Was bleibt liegen?
Ablauf
So gehen wir vor.
Erfassen
Welche Wege gibt es, wer prüft sie?
Regeln
Zuständigkeit, Fristen, Vertretung.
Technik
Bündeln, wo möglich, automatisieren, wo sinnvoll.
Kontrollieren
Monatlich prüfen, ob die Regeln halten.
Häufige Fragen
Das wird uns oft gefragt.
Sollten wir Kanäle abschaffen?
Manchmal ja. Ein Kanal, den niemand liest, schadet mehr als er nutzt.
Wie schnell muss man antworten?
Was Sie zusagen, müssen Sie halten. Realistisch sind vier Stunden am Werktag.
Kann man alles in einem Postfach bündeln?
Vieles ja — Mail, Formular und Chat lassen sich zusammenführen, Telefon bleibt separat.
Sollen wir uns das ansehen?
Ein kurzes Gespräch genügt, um einzuschätzen, was in Ihrem Betrieb sinnvoll ist — und was nicht.